MGC Legal ekibinin kaleme aldığı “Yabancı Şirketlerin Türkiye’de İrtibat Bürosu Açması” başlıklı makalemizi okumanıza sunarız.
İrtibat ofisi açan bir şirketin yabancı bir ülkede o ülke kanunlarına göre kurulmuş olması gerekir. İrtibat ofisi açan yabancı bir şirketin Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı’ndan izin alması gerekir. Bazı durumlarda işyeri açma ruhsatı olmadan irtibat ofisi kurulması mümkün değildir.
Türkiye’de İrtibat Bürosu Açılması
05.06.2003 tarih ve 4875 sayılı Doğrudan Yabancı Yatırımlar Kanunu (“Kanun”) ve 20.08.2003 tarihli 25202 sayılı Doğrudan Yabancı Yatırımlar Kanunu Uygulama Yönetmeliği (“Yönetmelik”) uyarınca, yabancı ülke kanunlarına göre kurulmuş şirketler (“Yabancı Şirket”), Türkiye’de ticari faaliyette bulunmamak kaydıyla irtibat bürosu açmaya yetkilidir. Yabancı Şirketlerin, Türkiye’de irtibat bürosu açabilmesi için Türkiye’deki resmi kurumlara başvuru yapması gerekmektedir. Türkiye’deki yetkili kurumlar aşağıdaki gibidir:
Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı (“Bakanlık”),
Teşvik Uygulama ve Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü (“Genel Müdürlük”).
Türkiye’de Açılacak İrtibat Büroları’nın Kuruluşu Nasıl Olur?
Yabancı Şirketlere, Türkiye’de irtibat bürosu açma izni veren ve bu izinleri uzatan yetkili organ Bakanlık’tır. Kurulacak irtibat bürolarının Türkiye’de gelir elde etmek için herhangi bir ticari faaliyette bulunamaması gerekmektedir. Yönetmelik uyarınca, Bakanlık beş alandan en az birinde hizmet verilmesi kaydıyla, her Yabancı Şirkete açılış belgesi verebilmektedir. Bu alanlar aşağıdaki gibidir;
Temsil ve Ağırlama,
Türkiye’deki Tedarikçilerin Kalite ve Standart Açısından Kontrolü, Denetimi ve Temini,
Teknik Destek,
Haberleşme ve
Bölgesel Yönetim Merkezi.
Bakanlık, yeni kurulan şirketlerin Türkiye’de irtibat bürosu açma taleplerini, şirketin faaliyet konusu, sermayesi ve istihdam edilen personel sayısı gibi unsurlar çerçevesinde değerlendirmektedir. Faaliyet izninin verilmesi için şirketin kuruluşundan itibaren en az bir yıllık sürenin geçmesi koşulunu öngörülebilir.
Yabancı Şirketin, irtibat bürosunun izin verilen faaliyet alanındaki işlerinin yürütülmesi için bir veya daha fazla temsilci ataması gerekmektedir. Bu atama, Yabancı Şirket tarafından temsilci veya temsilcilere verilen bir vekaletname ile yapılır.
Yetkili temsilci(ler) haricinde irtibat bürosunda yerli ve yabancı personel istihdam edilmesi mümkündür. Yabancı personel istihdam edilmesi durumunda, irtibat bürosunda çalışmak için ilgili Türk makamlarından çalışma izni fve ikamet izni alınması gerekecektir.
Türkiye’de İrtibat Bürosu Kurulabilmesi İçin Gerekli Başvuru Belgeleri Nelerdir?
Türkiye’de irtibat bürosu kurulabilmesi için aşağıdaki gerekli belgelerin bir dilekçe ile Genel Müdürlüğe sunulması gerekmektedir;
Başvuru formu (Yabancı Şirket yetkilisi tarafından imza altına alınmalıdır),
İrtibat bürosu tarafından yürütülecek işlerin kapsamını ve büronun ticari faaliyet yürütmeyeceğine ilişkin taahhüdü içeren beyanname (Yabancı Şirket yetkilisi tarafından imza altına alınmalıdır),
Beyannameyi imzalayan Yabancı Şirket yetkilisinin imza yetkisini gösterir belge (apostilli ve tercüme edilmiş hali),
Yabancı Şirketin faaliyet belgesi (apostilli ve tercüme edilmiş hali),
Yabancı Şirketin faaliyet raporu veya bilançosu ve gelir tablosu,
İrtibat bürosunun faaliyetlerini yürütmekle görevli olarak atanan kişiye/kişilere verilecek vekâletname (apostilli ve tercüme edilmiş hali),
İrtibat bürosunun kuruluş işlemlerinin başka bir kimse aracılığı ile yürütülmesi durumunda vekâletname (apostilli ve tercüme edilmiş hali)
Yukarıda belirtilen belgelere ek olarak, “Bölgesel Yönetim Merkezi” faaliyetinde bulunacak irtibat büroları için uygulamada Yabancı Şirketin Türkiye’ye yönelik iş ve yatırım planlarının neler olduğunu içeren bir niyet mektubu da talep edildiği görülmektedir.
Ayrıca faaliyet belgesi Yabancı Şirket yetkilisinin imza yetkisini gösteriyor ise ayrıca belge ibraz edilmesine gerek bulunmamaktadır. Bu durum faaliyet belgesinin temin edildiği ülkeye göre farklılık göstermektedir.
Kuruluş ve süre uzatımına ilişkin müracaatlar, istenilen bilgi ve belgelerin tam ve eksiksiz olması kaydıyla, başvuru tarihinden itibaren on beş gün içinde sonuçlandırılmaktadır.
İrtibat bürolarına ilk başvurularında en fazla 3 yıllık faaliyet izni verilmektedir. İzni uzatmak için irtibat bürolarının izin süreleri dolmadan Genel Müdürlüğe başvuru yapması gerekmektedir.
Genel Müdürlük süre uzatma taleplerinde, büronun geçmiş yıl faaliyetlerini, Yabancı Şirketin Türkiye’deki geleceğe yönelik iş planını ve hedeflerini, mevcut ve öngörülen harcama tutarını ve istihdam edilen personel sayısını göz önünde bulundurur ancak pazar araştırması veya Yabancı Şirketin ürünlerinin ya da hizmetlerinin tanıtımını yapmak üzere izin alan büroların faaliyet süreleri uzatılmamaktadır.
İrtibat büroları kuruluş sonrasında vergi açılış işlemlerini yapmaya başlamalıdır. Gerekli belgelerin vergi dairesine sunulmasını takiben vergi dairesinden yoklama memuru irtibat bürosu adresine gelerek gerekli yoklamayı yapmaktadır. Bununla birlikte kuruluş izni alan irtibat bürosu, vergi dairesine kayıt belgesinin ve kira sözleşmesinin bir örneğini en geç 1 ay içinde Genel Müdürlüğe iletmelidir.
Adres, büro yetkilisi/yetkilileri veya Yabancı Şirketin unvan değişikliği olması halinde büronun bu durumu en geç 1 ay içinde Genel Müdürlüğe bildirmesi gerekmektedir. Ayrıca irtibat büroları, her yıl en geç Mayıs ayı sonuna kadar büronun geçmiş yıl faaliyetlerini Bakanlığa bildirmelidir. Bu bildirim gereği gibi yapılmadığı takdirde irtibat bürolarının, süre uzatma talepleri değerlendirmeye alınmamaktadır. Ayrıca faaliyet izinlerinin resen iptal edilmesi de söz konusu olabilir.
Bakanlık, irtibat bürolarının faaliyetlerinin mevzuata ve izinlerinde belirtilen faaliyet konusuna uygun şekilde yürütülüp yürütülmediğini, resen veya ilgili kurum ve kuruluşların yazılı bildirimleri üzerine denetlemeye yetkilidir. Bakanlık, yapılan denetim sonucunda, izin kapsamı dışında faaliyet gösterdikleri tespit edilen bürolara, fiilen yürütülen faaliyet için izin başvurusu yapmalarını sağlamak adına otuz günlük bir süre vermektedir. Bu süre, haklı sebeplerin varlığı halinde otuz gün daha uzatılabilir. Verilen süre sonunda başvuruda bulunmayan büroların faaliyet izni Bakanlık tarafından iptal edilir. Bakanlık, yapılan denetim neticesinde irtibat bürolarının ticari faaliyette bulunduğunu tespit ederse, bu büroların faaliyet izinlerini de iptal ederek ilgili mercilere bildirir.
İrtibat bürosunun muhasebe ve finansal yönetim işlemlerini yerine getirebilmesi adına, döviz cinsinden banka hesabı açılması ve Yabancı Şirkete bağlı olan irtibat bürosunun harcamalarının yabancı para cinsinden Türkiye’ye getirilmesi gerekmektedir. İrtibat bürosunun tüm işlemleri ve faaliyetleri doğrudan Yabancı Şirket tarafından finanse edilmelidir. Bu doğrultuda temsilci(ler) ve diğer personelin maaşları ve sosyal güvenlik ödemeleri, Yabancı Şirket tarafından irtibat bürosunun banka hesabına havale edilen tutarlardan ödenmelidir.
İrtibat büroları gelir getiremedikleri için kurumlar vergisi ve katma değer vergisine tabi değillerdir. Bununla birlikte işveren, Türkiye’deki çalışanlarının sosyal güvenlik masraflarını karşılamakla yükümlüdür.
Türkiye’de Açılmış İrtibat Büroları’nın Kapanışı Nasıl Olur?
İrtibat bürolarının faaliyetlerini sona erdirmesi durumunda kapatma işlemi için, ilgili vergi dairesinden “iş bırakma-yoklama fişi” alması ve Genel Müdürlüğe ibraz etmesi gerekmektedir. İrtibat bürolarının, kapanış ve tasfiye sonucunda oluşan bakiye haricinde, para transferi talebinde bulunması söz konusu değildir.
