İşverenlerin, yasal olarak çalışanları hakkında bulundurmalarının zorunlu olduğu bilgilerin yer aldığı dosyaya “Özlük Dosyası” denir. Peki, personel özlük dosyasında bulunması gereken evraklar nelerdir? İşte personel özlük dosyasında bulunması gereken evraklar ve detayları.
Özlük dosyası; 4827 sayılı İş Kanunu gereğince tutulması zorunlu dosyalar kapsamındadır. Bulundurulması zorunlu tutulan özlük dosyasının içinde yer alan belgeleri saklama yükümlülüğü işveren aittir. Özlük dosyasının tutuluş şeklini tanımlayan bir kanuni esas bulunmamaktadır. Önemli olan, husus her personel için ayrı ayrı ve kanunda belirtilen belgelerin eksiksiz şekilde doldurulmasıdır.
İşverenler açısından özlük dosyası hazırlama ve saklama yükümlülüğü İş Kanunu ile zorunlu kılınmıştır. 4827 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesinde;
“İşçilerin iş başlangıcından iş akdinin sonlandığı süre zarfında belirtilen belgelerin kayıt altına alınması gerekir.’’
Şeklinde hüküm düzenlenmiştir. Özlük dosyası belgeleri eksik olan ya da işçinin özlük dosyasını gerekli şekilde kayıt altına almayan şirketlere cezai yaptırım uygulanır. Özlük dosyalarının içerik bilgileri İş Kanunu çerçevesinde ele alınmıştır. Özlük dosyalarını saklama ve yetkili mercilerin isteği doğrultusunda beyan edilmesi yükümlülüklerinden işveren sorumludur.
İş Kanunu’nda özlük dosyalarının saklanmasına dair kesin bir tarih hükmü bulunmamaktadır. SGK mevzuatı gereğince; işveren ve iş yeri sahipleri oluşturdukları dosyanın yılı başlangıç kabul edilmek üzere, özlük dosyalarını 10 yıl boyunca saklamakla yükümlüdür. Kamu idareleri için bu süre 30 yıl olarak belirlenmiştir. Bu süre zarfında özlük belgelerinin beyanı yetkili merciler tarafından talep edildiğinde işverenler 15 gün içinde ilgili dosyayı ibraz etmekle yükümlüdür.
İşe giriş esnasında personel özlük dosyasında bulunması gereken evraklar şu şekildedir:
Nüfus Cüzdanı fotokopisi,
Nüfus Kayıt Örneği,
İkametgâh Belgesi,
Diploma fotokopisi,
Sağlık Raporu,
Kan grubu bilgisi,
Adli Sicil Kaydı,
İki (2) adet vesikalık fotoğraf,
Aile durumunu bildirir belge,
Askerlik durumunu gösteren belge,
İş Sözleşmesi,
SGK İşe Giriş Bildirgesi,
Sağlık Raporu: İş Sağlığı ve Güvenliği mevzuatı uyarınca işyeri hekimlerince verilmesi gerekir. 50’den az çalışanı bulunan ve az tehlikeli iş yerleri için ise sağlık raporu devlet hastanelerinden ve aile hekimliklerinden de alınabilir.
Askerlik Belgesi: Bu gelge, e-Devlet üzerinden alınıp işverene sunulabilir. Askerliğini yapmamış ve tecil ettirmiş olanlar bu belgeyi bizzat ilgili askerlik şubesine başvurarak almaları gerekmektedir.
İşe Giriş Bildirgesi: İşe giriş bildirgeleri işe başlamadan en geç bir öncesinde verilmek zorundadır. Bildirgeler internet ortamında verilmekte olup; işlem yapıldıktan sonra barkodlu çıktısı alınıp işçinin dosyasında saklanmalıdır.
İşçinin özelliklerine ve işin niteliğine göre de özlük dosyasında bulunması gereken evraklar şu şekildedir;
Teşvik Belgeleri,
Engelli Raporu (Sağlık Bakanlığı’nın engelli raporu vermeye yetkili tam teşekküllü saydığı kamu hastanelerinden alınabilir),
Engelli İndirim Raporu,
18 yaşından küçük işçiler için Aile Onay Belgesi ve Çalışmaya Uygunluk Sağlık Raporu,
Yabancı uyruklular için Çalışma İzni Belgesi.
Bunun yanı sıra, önemle belirtilmesi gerekir ki, personel özlük dosyaları sadece işe girişte istenen belgelerden ibaret olmayıp; işçinin çalıştığı süre boyunca da güncellenmesi gerekecektir. Aynı zamanda, personelin çalıştığı süre boyunca aldığı; izinleri, raporları, resmi evrakları, savunmaları, ihtarları ya da disiplin cezalarını da kapsar. Personel hakkında her yeni güncelleme özlük dosyasına işlenir.
İşe devam eden personelin özlük dosyasında bulunması gereken evraklar şu şekildedir;
Yıllık izin, ücretsiz izin, mazeret izni ve benzeri izin belgeleri,
Personel özlük dosyasında yer alan evraklar işe giriş ve iş sözleşmesinin devam ettiği süre boyunca tutulması gerekmektedir. Nitekim, özlük dosyasının içeriği işten ayrılışta eklenmesi gereken birtakım evraklarla da genişletilecek ve güncellenecektir.
İşten ayrılma durumunda özlük dosyasına eklenmesi gereken evraklar şu şekildedir;
İşten ayrılışla beraber, işten ayrılışa ilişkin eklenmesi gereken personel özlük evrakları feshe ilişkin sonuçlar bakımından önem arz etmektedir. Bordroların ve diğer sair personel özlük evraklarının olası ihtilaflar durumunda taraflarca minimum zamanaşımı süresi olan 5 yıl süre ile saklanması tarafların menfaatine olacaktır.
Sonuç
4857 sayılı İş Kanunun 75. maddesinde düzenlenen işçi özlük dosyası; işveren tarafından çalıştırılan her işçi için ayrı düzenlemek üzere iş ilişkisinin başlangıcı, devamına ve sona ermesine ilişkin her işçi için ayrı ayrı düzenlenen bir dosyadır. İş Kanunu kapsamına giren tüm işyerlerinde ve İş Kanunu’na tabi tüm işçiler için özlük dosyası hazırlanması zorunludur. İstisna olarak, süreksiz işlerde çalışan işçiler için dosyanın tutulma yükümlüğü öngörülmemiştir. Çalışanlara yönelik özlük dosyalarının ibraz edilmemesi durumunda yetkili merciler tarafından işverene kanun kapsamında para cezası uygulanır.
Önemle belirtmek isteriz ki; özlük dosyasının oluşturulması kapsamında işveren tarafından temin edilen bu evraklar, işçinin özel nitelikli kişisel verilerini de barındırmakta olduğundan, işçiye aydınlatma beyanı sunularak imzasının istenmesi gerekmekte ve aynı zamanda gereken durumlarda açık rıza beyanın da aynı şekilde alınması gerekmektedir. Bu evrakların da aynı şekilde özlük dosyası içerisinde muhafaza edilmesi oldukça önemlidir.
