Ticari Defter ve Belgelerin Kaybolması Durumunda Yapılması Gereken işlemler
Yazar: KÜBRA ÖZTÜRK
MGC Legal ekibinin hazırladığı işbu “Ticari Defter ve Belgelerin Kaybolması Durumunda Yapılması Gereken işlemler” başlıklı makalemizi okumanıza sunarız.
Ticari Defter ve Belgelerin Kaybolması Durumunda Yapılması Gerekenler Nelerdir?
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’na (“6102 sayılı Kanun”) göre gerek gerçek kişi gerekse tüzel kişi tacirlerin defter tutma zorunluluğu bulunmaktadır. Bu kapsamda tacirler, ticari defter tutma zorunluluğu bulunduğu gibi aynı zamanda ticari belgelerini belli bir süre saklamakla da yükümlüdür. Tacirlerin saklamakla yükümlü oldukları ticari defterler 6102 sayılı Kanun’un “defter tutma yükümlülüğü” başlıklı 64. maddesinde düzenlenmiş bulunmaktadır. Buna göre;
Her tacir, ticari defterleri tutmak ve defterlerinde, ticari işlemleriyle ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri, bu Kanuna göre açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorundadır. Defterler, üçüncü kişi uzmanlara, makul bir süre içinde yapacakları incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutulur. İşletme faaliyetlerinin oluşumu ve gelişmesi defterlerden izlenebilmelidir.
Tacir, işletmesiyle ilgili olarak gönderilmiş bulunan her türlü belgenin, fotokopi, karbonlu kopya, mikrofiş, bilgisayar kaydı veya benzer şekildeki bir kopyasını, yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklamakla yükümlüdür.
Anılan kanun maddesinden de anlaşılacağı üzere, tacirler sadece ticari defterleri tutmakla yükümlü olmayıp aynı zamanda “işletmeleriyle ilgili olarak gönderilmiş olan her türlü belgenin fotokopi, karbonlu kopya, mikrofiş, bilgisayar kaydı veya benzer şekillerdeki bir kopyasını, yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklamakla” da yükümlü tutmuştur. Tacirler tarafından saklanması gereken belgeler ise 6102 sayılı Kanun’un “Belgelerin saklanması ve saklanma süresi” başlıklı 82. maddesinin 1. fıkrasında da;
“Her tacir;
a) Ticari defterlerini, envanterleri, açılış bilançolarını, ara bilançolarını, finansal tablolarını, yıllık faaliyet raporlarını, topluluk finansal tablolarını ve yıllık faaliyet raporlarını ve bu belgelerin anlaşılabilirliğini kolaylaştıracak çalışma talimatları ile diğer organizasyon belgelerini,
b) Alınan ticari mektupları,
c) Gönderilen ticari mektupların suretlerini,
d) 64 üncü maddenin birinci fıkrasına göre yapılan kayıtların dayandığı belgeleri, sınıflandırılmış bir şekilde saklamakla yükümlüdür.”
Şeklinde açıklanmıştır. Anılan kanun maddesi kapsamında da saklanması zorunlu belgeler bakımından ticari defterler tek tek sayılmış ve ayrıca “diğer organizasyon belgeleri” şeklinde bir ifade kullanılarak, saklanması gereken belgelerin ticari defterlerle sınırlı olmadığı ayrıca gösterilmiştir. Bu itibarla belirtmek isteriz ki, ticari işletmeyi ilgilendirmek kaydıyla, ticari defterler dışındaki belgelerin de saklanması önem arz etmektedir.
6102 sayılı Kanun’un yukarıda alıntılanan 82. maddesinde bahsedilen “ticari mektuplar”dan ne anlaşılması gerektiği yine aynı maddenin 2. fıkrasında; “Ticari mektuplar, bir ticari işe ilişkin tüm yazışmalardır.” şeklinde açıklanmıştır. Bu kapsamda ticari işle ilgili tüm yazışmaların da saklanma zorunluluğu bulunduğundan bahsetmek mümkündür.
Ayrıca Türk Ticaret Kanunu uyarınca, elektronik ortamda alınan kayıtlar bilgisayar yerine basılı olarak da saklanabilmektedir.
6102 sayılı Kanun’un 82. maddesinin 5. fıkrasında, aynı maddenin 1.fıkrasının a ve d bentlerinde öngörülen ticari defter ve belgelerin 10 (on) yıl süreyle saklanması yükümlüğü düzenlenmiştir. Ancak, ticari defter ve belgelerin 10 (on) yıl süreyle saklanması zorunlu tutulduğu halde, buna aykırılıkların meydana gelmesi de mümkün olmaktadır. Bu durumlar için 6102 sayılı Kanun’un 82. maddesinde;
“Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde zıyaa uğrarsa tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren onbeş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine bir belge verilmesini isteyebilir. Bu dava hasımsız açılır. Mahkeme gerekli gördüğü delillerin toplanmasını da emredebilir.”
hükmü düzenlenmiş bulunmaktadır. Bir diğer ifade ile, saklamakla yükümlü olduğu defter ve belgelerin on yıllık kanuni süre içerinde zayi olması, kaybolması, yitmesi, yok olması, elden çıkması, yararsız olması durumlarında tacir, bu zayi olma keyfiyetini öğrendiği tarihten itibaren 15 (on beş) gün içerisinde ticari işletmenin bulunduğu yerin asliye ticaret mahkemesine “zayi belgesi” verilmesi için müracaat edebilmektedir. Ancak, Yargıtay tarafından anılan kanun maddesinde belirlenen 15 (on beş) günlük süre “hak düşürücü” mahiyette kabul edildiğinden başvurunun bu süre içerinde yapılması zorunluluk teşkil etmektedir.
Ayrıca 6100 sayılı Kanun’un 82 maddesinde düzenlenen “yangın, su baskını veya yer sarsıntısı” gibi afet tanımını sınırlayıcı mahiyette olmadığının göz önünde bulundurulması gerekmektedir. Bu kapsamda, bu ifadelerin tacirin elinde olmayan olağanüstü her türlü doğal afet ve sosyal olaylar (hırsız, kundaklama, vs) olarak anlaşılması mümkündür.
Bunların yanında tacirin basiretli bir iş adamı olarak ticari defter ve belgelerin zayi olmasında herhangi bir kusurunun bulunmaması gerekmektedir. Örneğin, Yargıtay 11. Hukuk Dairesi emsal nitelikli bir kararında davacının defter ve belgeleri belirtildiği gibi araç koltuğundan çalındığı, bu kapsamdaki defter ve belgeleri bu şekilde araç camından da görülebilecek şekilde araç arka koltuğuna konulmasının tacirin basiretli bir iş adamı olarak ticari defter ve belgelerinin saklanması noktasında gerekli dikkat ve özeni gösterme yükümlülüğüne aykırılık teşkil ettiğine hükmetmiştir.
Zayi belgesi talebi, madde metninden de anlaşılacağı üzere, bir tespit isteğinden ibaret olup dava hasımsız olarak ikame edilmektedir.
Ticari defter tutulması yükümlüğünün ihlal edilmesi, söz konusu belgelerin ibraz edilmemesi, mevcut olmaması veya hiçbir kayıt içermemesi durumlarında çeşitli ihtimallere göre; 6102 sayılı Kanun gereğince dört bin Türk Lirası veya üç yüz günden az olmamak üzere adli para cezası ile cezalandırılacağı düzenlenmiştir. Ticari defterlere kasıtlı olarak gerçeğe aykırı kayıt yapanlar bakımından ise, bir yıldan üç yıla kadar hapis cezası ile cezalandırılacağı öngörülmüştür. Yine tacirlerin ticari defter tutma yükümlülüğüne aykırı davranmasının bir diğer sonucu ispat hukukunda gerçekleşmektedir. Kanuna uygun şekilde ticari defter tutmayan tacirler bakımından ticari defterler lehe delil olma özelliğini yitirmektedir. Bu nedenle, ticari defterleri ibrazdan kaçınmanın hukuki ve cezai sonuçları ile muhatap olmamak bakımından 15 (on beş) günlük hak düşürücü süre içerisinde zayi belgesi alınması için mahkemeye başvurulması gerekmektir.
Sonuç olarak belirtmek isteriz ki, tutulması zorunlu olan ticari defter ve belgelerin kanuni saklama süresi içerisinde kaybedilmesi durumunda, zayi belgesi talep edilmesi tacir bakımından oldukça önemli bir konudur. Nitekim zayi olan belgeler bakımından mahkemelerden alınmış zayi belgesinin bulunmaması, taciri zayi olan belgeleri ibrazının zorunlu olduğu durumlarda zor duruma düşürmektedir. Bu durumda tacirin gerek hukuki, gerek cezai, gerekse de vergisel anlamda sorumluluğunu gündeme gelmekte, özellikle vergisel sorumluluk noktasında re’sen vergi tarhı ve vergi cezaları ile karşı karşıya kalınabilmektedir. Dolayısıyla zayi belgesi alınması, ticari defter ve belgeleri kaybolan tacirler bakımından büyük önem arz etmektedir.
